Samen meer Cognos kennis

Verslag informatiebijeenkomst licentiemodel

Op 20 november 2014 heeft Cognos voor Ambtenaren een informatiebijeenkomst georganiseerd waarbij IBM (Robert ten Veen) uitleg heeft gegeven over het nieuwe licentiemodel. Een unieke, niet eerder vertoonde bijeenkomst, waarbij we IBM eindelijk de vragen konden stellen waar al zolang onduidelijkheid over was. Hierbij een samenvatting van deze bijeenkomst.

De sheets die tijdens de bijeenkomst zijn getoond kun je hier downloaden.

Deze samenvatting is opgesteld door Cognos voor Ambtenaren en is geen officieel document van IBM, aan deze samenvatting kunnen daarom geen rechten worden ontleend.

Aanleiding

Waarom heeft IBM het licentiemodel voor Cognos aangepast? IBM is begonnen met het omvormen van de licenties (er wordt gesproken over een evolutie) omdat in de eerste plaats er te veel licenties waren met heel veel verschillende rollen (+/- 12). Dit was erg lastig uit te leggen. Daarom een vereenvoudiging van de licentiestructuur.

Daarnaast vanwege de nieuwe visie van IBM ten aanzien van Forward Looking Business Intelligence (FLBI). Met de traditionele BI kijk je altijd terug: wat is de trend geweest van de afgelopen periode. FLBI helpt organisaties om proactief in plaats van reactief te handelen. Dat wil zeggen toekomstig gedrag voorspellen door gebruik te maken van huidige data. Daarvoor heeft IBM tools als TM1 (Wat-als-analyses) en SPSS modeller (visualiseren van voorspellende meetwaarden). Deze nieuwe visie is verwerkt in de nieuwe licentiestructuur.

PVU en Named User prijsmodel

Voordat het nieuwe model wordt toegelicht is het goed om te weten dat Cognos twee type prijsmodellen kent. Een model gebaseerd op processorkracht (PVU) en een model op naam (named user). Named user licentie wil zeggen: per gebruiker een licentie. Een PVU (Processor Value Unit) licentie gaat uit van een processorkracht. Aan een processor wordt, op basis van het aantal cores een bepaalde waarde toegekend, die weer bepalend is voor de licentie.

Met een PVU licentie kun je een onbeperkt aantal gebruikers toegang geven tot Cognos

Voordeel van een PVU licentie is dat er een onbeperkt aantal gebruikers van het product gebruik mogen maken. De enige beperking die hierin zit is de rekencapaciteit van de CPU. Een snellere CPU, kan meer uitrekenen maar kost meer PVU. Nadeel is daarom de hogere prijs van een PVU licentie. Er bestaan rekenmodellen om het omslagpunt van Named user naar PVU licentie te bepalen.

In de nieuwe licentiestructuur zijn er licenties die alleen vallen in het PVU model (PVU Only), alleen Named User model (AU only) en licenties waar je kan kiezen tussen PVU model of Named User model. Meer informatie zie IBM site.

Vijf nieuwe rollen

Het nieuwe licentiemodel kent vijf nieuwe rollen waar de oude rollen in zijn samengevoegd. Dit zijn getrapte rollen. Een rol erft de functionaliteiten over van een lagere rol. De administrator mag alles wat een Explorer mag en een Explorer mag alles wat een Analytic User mag etc. Bij het overgaan van oude licenties naar de nieuwe licenties kan IBM geen functionaliteit weghalen. Je mag dus niet minder functionaliteit krijgen met dit nieuwe model maar wel meer functionaliteit. Meer informatie zie IBM site.

De vijf nieuwe rollen zijn:

Information Distribution (PVU only)

Deze rol vervangt de oude Recipient rollen (zoals de Remote Recipient). Bedoeld voor gebruikers die informatie consumeren. Het gaat dan om geschedulde (statische)  rapporten, Active Reports en de BI app. De laatste twee zijn bedoeld voor de mobiele gebruiker.

Voor een pdf met generieke data is geen licentie nodig

Belangrijk om te weten is dat je een licentie nodig hebt als het gaat om rapporten met gepersonaliseerde data. Dit is van toepassing als de content van het rapport wordt aangepast aan diegene die inlogt. Als je een rapport hebt verspreid dat voor iedereen dezelfde informatie bevat (generieke data) dan heb je daar geen licentie voor nodig. Bijvoorbeeld een pdf met het aantal hondenbezitters binnen de gemeente afgezet over de afgelopen jaren. Doordat dit generieke data is mag dit document worden gepubliceerd op de website van de gemeente zonder dat er licenties nodig zijn voor de personen die toegang hebben tot het document.

Deze licentie geldt alleen voor het PVU prijsmodel. Als je in het verleden een aantal Remote Recipient hebt aangeschaft volgens het Named Users prijsmodel kunnen deze ongewijzigd worden gebruikt.

Analytic User (PVU en Named User)

Je kan deze rol zien als de nieuwe Consumer rol. Vroeger was een Consumer iemand die vanuit een tabblad of gedeelde mappen rapporten opende, een prompt pagina kreeg en vervolgens de informatie kon analyseren. Deze nieuwe rol gaat veel meer in op de Self Service Consumer.

De Analytic User kan bijvoorbeeld gebruik maken van de Workspace. Met Cognos Workspace kun je interactieve werkgebieden maken met behulp van content uit Cognos in combinatie met externe gegevensbronnen, geheel conform de specifieke informatiebehoefte van de eindgebruiker.

De Analytic User kan ook rapporten bouwen met behulp van de Report Studio

De Analytic user kan ook rapporten bouwen met behulp van de Report Studio. Als de gebruiker de Report Studio wat te ingewikkeld vindt dan kan de Workspace Advanced worden aangeboden. Daarmee kan op een eenvoudige wijze rapporten worden gebouwd. Kortom een Analytic User kan veel meer zelfstandig en is minder afhankelijk van een Cognos specialist.

Een kanttekening hierbij is dat je goed moet nadenken over hoe je dit gaat autoriseren. Omdat er nu veel functionaliteit in deze licentierol zit moet je jezelf afvragen of je deze gebruiker bijvoorbeeld toegang wilt geven tot de Report Studio.

Analytic Explorer (PVU en Named User)

Kort door de bocht: deze licentie koop je voor de BI ontwikkelaar. De persoon die Frameworks ontwikkelt in Framework Manager of Kubussen in Transformer. In het oude licentiemodel had je een Administrator licentie nodig om Frameworks te kunnen maken. In het nieuwe licentiemodel is de (goedkopere) Analytic Explorer voldoende. Hiermee heeft IBM geluisterd naar veel klachten van ontwikkelaars, welke dan ook erg blij zijn met deze keuze.

In deze rol zit ook de toegang tot TM1 write-back functionaliteit en de Cognos Analytic For Excel. Wil je weten wat dat is? Kijk even op Youtube.

Analytic Administrator (Named User only)

De Administrator licentie wordt nu een Analytic Administrator genoemd. Aan deze licentie is toegevoegd de toegang tot SDK (Software Development Kit). Dat is een set van tools die je kan gebruiken om bepaalde taken in Cognos te vereenvoudigen en aan te passen aan je eigen gebruik. Er zijn voorbeelden van bedrijven die applicaties hebben ontwikkeld met behulp van SDK om het beheer van Cognos makkelijker te maken. Hiermee kan je diep onder de motorkap van de Cognos server duiken. Gebruik is voor eigen risico maar IBM noemt deze mogelijkheid niet voor niets.

Forward Looking Analytical Architect (PVU only)

Hier is geen evolutie voor, dus dat oude rollen worden samengevoegd naar deze nieuwe rol. Dit is een compleet nieuwe licentierol. Deze rol heeft alles te maken met de eerder genoemde nieuwe visie van IBM over Forward Looking BI. In deze rol zit de TM1 server en de SPSS Modeler.

Meest gestelde vragen

De Consumer rol blijft bestaan

Wat gebeurt er met de oude Consumer rol

Deze rol gaat niet over naar een nieuwe licentierol. Deze rol blijft bestaan. Er is (vooralsnog) geen gedwongen overstap naar de logische vervanger, de Analytic User, en je kunt deze rol ook nog steeds blijven kopen als bestaande Cognos gebruiker. Dat geldt ook voor de Recipient rol volgens het Named user prijsmodel. In het eerste kwartaal 2015 geeft IBM meer duidelijkheid over de toekomst van de Consumer rol. De gesprekken die bijvoorbeeld nu plaats vinden is hoe verklein je de stap van Consumer naar Analytic User bijvoorbeeld door een eenmalige actie.

De huidige Consumerlicentie blijft voorlopig bestaan. Wat is daar de achterliggende reden van?

Dit is onduidelijk. Robert ten Veen van IBM schat in dat het te maken heeft met het groot aantal Consumer licenties dat is verkocht. IBM wil hier voorzichtig mee omgaan.

Wat gebeurt er met de huidige licenties?

Je hoeft zelf geen actie te ondernemen. De oude licenties zijn administratief al omgezet naar de nieuwe licenties. Bijvoorbeeld de Administrator licentie is dus nu al overgezet naar de Analytic Administrator en de Professional Author is nu al de Analytic Explorer geworden. Je mag de nieuwe functionaliteit die hierbij hoort dus al gebruiken. Je zult op de factuur vwbt het jaarlijks onderhoud van deze licenties de nieuwe namen van de licentierollen gaan zien. De Cognos partner waar jij de licenties hebt gekocht zal jou hier ook over (moeten) informeren.

Vanaf welke versie van Cognos gaat dit wijzigen?

Het gaat niet om versies het gaat om licenties. Er is altijd al een verschil geweest bij IBM Cognos tussen licenties en het gebruik daarvan. Je kunt dus bijvoorbeeld iemand die een Consumer licentie heeft ook administrator rechten geven. Dat mag niet maar het kan wel. Dat blijft zo. Als er een verschil zit tussen de licenties die je hebt gekocht en die je hebt uitgedeeld ben je niet compliant zoals dat zo mooi heet.

Wat is de planning voor het converteren naar de nieuwe structuur?

Het is al gebeurt. Je merkt hier niets van omdat in Cognos zelf niets verandert. Je blijft de lange rij met rollen zien. Deze worden niet in een keer anders genoemd. IBM heeft wel een document beschikbaar waar je kunt zien welke rollen in Cognos horen bij de licentierollen zoals hierboven behandeld. Deze documenten zijn er overigens ook voor de oude licentiestructuur.

Wat zijn de financiële consequenties?

Prijstechnisch zijn er geen financiële consequenties. Dus voor het feit dat je bijvoorbeeld met de Analytic Explorer nu ook de Framework Manager mag gebruiken hoef je niets extra's te betalen. Wel zijn er consequenties als je wilt overstappen van Consumer naar Analytic User. IBM hanteert hierbij listprijzen maar verkoopprijs bij een Cognos partner is wat anders. Er zit dus onderhandelingsruimte in. Deze listprijzen zijn niet openbaar maar dit loopt via de Cognos partners. Update: Jörgen Adriaanse van de gemeente Renkum wees op deze site met listprijzen.

Een gebruiker die vanuit Cognos alleen maar rapporten met een prompt scherm opstart, heeft deze gebruiker dezelfde licentie nodig als de gebruiker die Report Studio gebruikt?

Nee. Om een rapport met een prompt scherm te openen is een Consumer rol voldoende. Wil deze gebruiker het rapport ook aanpassen in de Report Studio dan is er een andere licentie nodig. De Analytic User, de nieuwe Consumer rol, mag bijvoorbeeld wel toegang hebben tot de Report Studio.

Wat moet ik nu aankopen als ik iets koop?

    • Voor een eindgebruiker die een rapport moet opstarten met een prompt scherm -> Consumer
    • Voor een rapportenbouwer die rapporten wil maken in Report Studio of kubussen in Transformer -> Analytic User
    • Voor self service Consumer, die zelf een dashboard wil maken (Workspace) -> Analytic User
    • Voor een ontwikkelaar die een Framework wil ontwikkelen -> Analytic Explorer
    • Voor een pdf die je met generieke data op je gemeentesite wil zetten -> Geen licentie nodig
    • Voor een Active Report aanbieden op de tablet van een raadslid -> Information Distribution
    • Voor een pdf rapport mailen naar een eindgebruiker -> Information Distribution

 

Log in om een reactie te plaatsen.