Samen meer Cognos kennis

Hoe om te gaan met het grijze gebied van Cognos licenties?

Zwart/wit gezien moet er voor elke gebruiker welke gebruik maakt van output uit IBM Cognos een licentie aanwezig zijn. Toch is er ook een grijs gebied. Tijdens de Workspace training van 31 maart ontstond er een discussie over en graag delen we deze met jullie.

Import e-mailadres

De situatie was dat een gemeente met een externe webapplicatie Cognos rapporten in pdf formaat wil bekijken. De techniek is zo dat om de pdf in de webapplicatie te krijgen Cognos de rapporten via een Job mailt naar laten we zeggen Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.' De webserver van de webapplicatie herkent de rapporten aan de tenaamstelling en slaat ze vervolgens op op de juiste plaats. Op deze manier worden de rapporten in de webapplicatie bijgewerkt elke keer als de Job in Cognos met succes is voltooid. De rapporten in de webapplicatie kunnen vervolgens worden benaderd door 50 gebruikers. Mag dit en hoeveel licenties heb je nu nodig?

Om dit technisch mogelijk te maken heb je 1 licentie nodig. Namenlijk een licentie voor het emailadres Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.'. Dit mag niet: in ieder geval moeten named users (daar hebben we het in dit geval over) altijd gekoppeld zijn aan een persoon (dus niet aan een algemeen Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. adres). Maar dit zou je kunnen oplossen. Bijvoorbeeld door te mailen naar een persoon, en dan in outlook een regel te maken die het weer doorstuurt naar de webapplicatie.

De vraag blijft dan of je nu voor alle 50 gebruikers van de webapplicatie een licentie moet aanschaffen. Of je zou de vraag ook anders kunnen stellen: wat gebeurt er als er een audit komt? De auditor zal dan constateren dat er pdf rapporten via een Job naar een e-mail adres wordt verzonden. De auditor zal dan misschien ook kunnen constateren dat dit rapport terecht komt op een webapplicatie waar meer mensen bij kunnen dan er licentie technisch toegestaan is.

Rapport opslaan en delen

Dit zelfde geldt voor de stuatie dat je een rapportje via een Job opslaat in een map op de Cognos-server. En deze map toegankelijk maakt voor alle gebruikers van je ActiveDirectory. Voor het genereren van de rapporten heb je 1 named user licentie nodig. Maar hoe zit het met de gebruikers die het rapport kunnen benaderen? Moet ik dan voor alle gebruikers van mijn ActiveDirectory een licentie afnemen? En hoe zit dan met een Cognos rapport dat je op de gemeentelijke website zet? Hoe zorg ik er voor dat ik met een mooi woord compliant blijf?

IBM heeft aangegeven tijdens de licentiebijeenkomst dat je voor rapporten met algemene informatie geen raadpleeg licenties nodig hebt. Maar wat is algemene informatie? Het blijft een grijs gebied.

Advies

Wij adviseren het volgende: als je zekerheid wilt hebben en niet in-compliant wilt zijn, kan je het beste deze vraag stellen aan de huidige Cognos licentie leverancier. Belangrijk hierbij is dat je de vraag en het antwoord per mail of per brief laat bevestigen (dus niet telefonisch). Wat je ook zou kunnen doen is deze vraag direct per mail aan IBM stellen (dan heb je ook een valide antwoord). Ondanks het antwoord blijf je zelf verantwoordelijk voor de compliancy van je Cognos omgeving, maar je kan op deze manier wel aantonen dat je je best hebt gedaan om compliant te zijn, ook in een grijs gebied.

Reactie Centric/Impact

De grootste licentieleveranciers binnen de publieke sector zijn Centric en Impact. We hebben hun gevraagd om een reactie.

Centric geeft aan al een formeel document met veelal dit soort grijze compliancy vragen te hebben gestuurd naar IBM om te laten beantwoorden door de Compliancy tak binnen IBM Benelux. Zodra IBM reageert zal Centric dit aan hun klanten communiceren.

Ook Impact geeft aan regelmatig met IBM in discussie te gaan over dit onderwerp. Ze onderstrepen ons advies omdat ze op dat moment ook de gelegenheid hebben om dit formeel vast te stellen en leggen. Ze benadrukken wel dat iedere situatie verschillend is en dit per case beantwoord moet worden.

Log in om een reactie te plaatsen.