Samen meer Cognos kennis

Column: Self Service BI – Begin nu! Maar met beleid…

Door: Linda Tuerlings, Consultant BI bij Impact Information Management B.V.

Self Service is een van de snelst groeiende trends. Kijk maar eens naar ons dagelijks leven waarin we met de zelfscan de boodschappen doen in de supermarkt of hoeveel bankzaken we met de app op onze mobile devices kunnen regelen. Ook luchtvaartmaatschappijen en vliegvelden transformeren in servicepleinen waar we volledig geautomatiseerd zelf onze koffers kunnen inchecken of met ons paspoort en ticket door de geautomatiseerde zelfscan douane kunnen gaan.

Het zal voor de veel gemeenten geen nieuws zijn dat IBM Cognos een krachtige Business Intelligence (BI) tool is voor het maken van standaardrapportages en dashboards.  Er zijn bijvoorbeeld quick start rapportagesets die informatie verschaffen over zeer veel vraagstukken die in de organisatie leven. Dat IBM Cognos ook zeer geschikt is voor Self Service Business Intelligence (SSBI) was tot voor kort echter minder bekend. Ik zie een sterke groei en ontwikkeling in Self Service tools als Workspace, Workspace Advanced en Mobile, die nu al in onze vertrouwde BI-omgeving beschikbaar zijn. Ik verwacht de komende tijd veel op het gebied van SSBI binnen Cognos.

Wat is SSBI eigenlijk en waarom is het zo actueel? Self Service BI biedt gevorderde gebruikers (zoals controllers, management- en bedrijfsadviseurs en planners) geavanceerde mogelijkheden om snel en flexibel zelf dynamische, interactieve rapporten en dashboards te realiseren. Ook bij IBM Cognos zien we op dit gebied de technologische mogelijkheden razendsnel evolueren. Geavanceerde gebruikers krijgen via SSBI direct toegang tot data en worden gefaciliteerd om eigen analyses en rapportages te ontwikkelen en te gebruiken zonder hands on ondersteuning van experts. Wie wil dit nou niet?

De technologische ontwikkelingen en vernieuwingen binnen IBM Cognos geven een enorme impuls aan de mogelijkheden om antwoord te krijgen op meer specifieke en incidentele informatievragen.
Het is tijd om mee te gaan met deze technologische ontwikkelingen, maar voor een succesvolle toepassing ervan is een goede voorbereiding essentieel.

Breng scherp in kaart voor wie SSBI toegevoegde waarde heeft

SSBI is niet geschikt voor gebruikers die voldoende hebben aan de bestaande (ready-to-consume) rapportages. Het is daarentegen zeer geschikt voor medewerkers die flexibel willen zijn en die - los van de bestaande Cognos rapportages - veel incidentele informatievragen hebben. Identificeer deze groep en stel SSBI alleen voor hen beschikbaar.

Train gebruikers en beheerders

Vaak wordt gedacht dat self service software ook ‘Self-Explaining’ is en training overbodig maakt. Goede tools alléén zijn echter niet voldoende; de eindgebruiker moet leren om de beschikbare tools te hanteren, liefst gebruikmakend van ‘zijn eigen data’ in zijn eigen omgeving. Denk hierbij aan trainingen in Workspace, Workspace Advanced en Active Reports (Mobile).

Maak data geschikt voor SSBI en zorg dat de opbouw ervan inzichtelijk is

Naast het opleiden van de SSBI gebruiker, heeft het expert BI-team een taak in het voorbereiden van de ruwe data voor het gebruik in SSBI. Het is bovendien belangrijk dat inzichtelijk wordt gemaakt hoe data is opgebouwd: de gebruiker moet onder andere weten hoe de data is verzameld, uit welke bronnen deze komt, wat de data-elementen betekenen en hoe vaak gegevens worden bijgewerkt. Op deze manier zal de gebruiker de data op de gewenste manier gebruiken en verkleint de kans dat foutieve informatie gegenereerd wordt.

Datakwaliteit nog belangrijker

Organisaties die SSBI gaan faciliteren, moeten nog alerter zijn op de kwaliteit van de gebruikte data. Sterker nog: het belang van kwalitatief hoogwaardige data, neemt bij gebruik van SSBI verder toe. Let op: datakwaliteit is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van het management van een organisatie, de gebruikers en het BI expert team. Slechts een gezamenlijk gedragen aanpak om datakwaliteit te verbeteren c.q. op een hoog niveau te houden, leidt tot succes.

SSBI betekent nog steeds een belangrijke rol voor het expert BI-team!

SSBI is geen ‘plug-and-play’ maar vereist planning en voorbereiding voordat eindgebruikers hun vraagstukken kunnen beantwoorden. De experts moeten zorgen voor het voorbereiden van de data en voor het faciliteren van een model dat begrijpelijk en werkbaar is voor de gebruiker. Daarnaast zal het BI-team de generieke en de complexe rapportagewensen blijven behandelen.

Succes van een goede tool is afhankelijk van een goede fundering

De BI-tool lost niet alle data- en rapportageproblemen op. Als een project faalt, wordt vaak de schuld gelegd bij de gebruikte tool. Je kunt BI vergelijken met het bouwen van een huis. De kwaliteit van de verschillende onderdelen kan nog zo goed en degelijk zijn, wanneer het huis gebouwd wordt op een zwakke fundering dan zal het toch niet lang stand houden. Zorg daarom in de SSBI-omgeving voor een goede fundering. Een goede tool in combinatie met kwalitatief zwakke data of processen leidt zelden tot een succes!

SSBI is een waardevolle toepassing die een grote rol kan spelen bij het nemen van de juiste beslissingen in de organisatie, maar de implementatie ervan moet niet worden onderschat en behelst meer dan een goede opleiding. De tooling van Cognos is er klaar voor, u ook?